O nosso trabalho consiste geralmente no apoio e coaching de pessoal indicado pela EMPRESA para a execução das atividades relacionadas à Gestão de Mudanças em projetos de implantação de sistemas.

Embora o trabalho central seja a orientação de pessoal da Empresa na execução das atividades de Gestão de Mudanças Organizacionais, Mário Fonseca executará atividades como:

 

  • Palestras e Atividades de Integração na reunião inicial do projeto (Kick off)
  • Desenvolvimento conjunto do cronograma de atividades de Gestão de Mudanças
  • Palestras para a empresa quando necessário
  • Mini treinamentos em Técnicas de Reunião e Apresentação para a equipe de projeto se necessário
  • Geração da grade de treinamento com dados fornecidos pela equipe de projeto
  • Treinamento em Gestão de Mudanças Organizacionais
  • Artigos para Comunicação do projeto quando necessário
  • Treinamento em didática para instrutores do projeto

 

Serão disponibilizados sem custos adicionais:

  • Ferramenta internet para acompanhamento dos treinamentos dos usuários finais, incluído a realização de provas, controle de presença e avaliação de reação on-line.
  • Ferramenta internet para a realização de pesquisas
  • Ferramenta on-line para coleta de Lições Aprendidas
  • Ferramenta on-line para coleta de Impactos Organizacionais
  • Curso e-learning de Navegação SAP (quando o SAP estiver sendo implantado). 

Os principais entregáveis previstos por fase do projeto são:

Preparação do Projeto:

  • Workshop sobre Gestão de Mudanças para pessoas indicadas pela Empresa
  • Cronograma de Gestão de Mudanças para o Projeto
  • Plano de comunicação inicial do projeto
  • Determinação da matriz Papéis e Responsabilidades da Equipe do Projeto
  • Preparação do Kick off para a empresa e para a equipe do projeto
  • Realização do Kick off da empresa
  • Workshop de gestão de mudanças para a equipe de projeto (integração e preparação do levantamento de impactos organizacionais)

Projeto Conceitual (Desenho da Solução)

  • Plano de comunicação do projeto
  • Entrevista com stakeholders
  • Orientação para a equipe do projeto no levantamento e tratamento dos impactos organizacionais
  • Organização dos workshops gerenciais mostrando o estado futuro
  • Planejamento da estratégia de treinamento
  • Pesquisa de Clima com a equipe de projeto
  • Levantamento de Lições Aprendidas

Realização  

  • Análise de prontidão das áreas
  • Reuniões dos comitês de mudanças (tratamento dos impactos e outros)
  • Geração da grade de treinamento
  • Orientação para a geração do material de treinamento
  • Pesquisa de Clima
  • Levantamento das Lições Aprendidas

 Preparação Final  

  • Pesquisa com o time estendido (eficácia da gestão de mudanças)
  • Acompanhamento e análise da eficácia dos treinamentos
  • Suporte para o plano de corte
  • Suporte para o desenvolvimento do plano de desmobilização da equipe
  • Indicadores de gestão de mudanças para a reunião de go-no-go
  • Plano de sustentação do conhecimento
  • Lições aprendidas

 Entrada em produção e acompanhamento  

  • Acompanhamento da execução dos planos de manutenção do conhecimento e suporte
  • Acompanhamento do rescaldo de treinamento
  • Lições aprendidas
  • Pesquisa de satisfação a ser lançada após um determinado período com usuários

 Passamos a descrever as macro atividades de GMO e Treinamento de acordo com as fases da metodologia ASAP:

 Fase 1: Planejamento

  •  Planejamento inicial da Frente de GMO e Treinamento (cronogramas e entendimento inicial do cenário do projeto).
  • Apoio no Workshop de preparação da equipe de projeto (visão processos e metodologias).

  • Preparação para a realização da comunicação inicial do projeto (nome e marca e abertura formal do projeto a toda a empresa).

  • Reuniões de trabalho para envolvimento das áreas de RH, Comunicação e Processos da empresa.

  • Preparação para as entrevistas com os principais gestores da empresa detectando expectativas, preocupações e eventuais riscos para alinhamento do projeto às estratégias empresariais.

  • Participação ativa no planejamento e realização do kickoff do projeto.

  • Auxílio na preparação do Project Charter do projeto. Lançamento Oficial do Projeto na empresa (1° comunicação institucional)

 

Fase 2: Projeto Conceitual (Desenho da Solução)

  • Elaboração do plano de comunicação e apoio para sua realização.
  • Apoio nas orientações para a elaboração do projeto conceitual, em especial para as questões de impactos organizacionais.
  • Orientação e apoio no levantamento dos impactos organizacionais baseados nos levantamentos de processos e estudos elaborados pela equipe de projeto (projeto conceitual e mapeamentos existentes).

  • Mapeamento das Lideranças da empresa e agendamento e realização das entrevistas.

  • Organização de Comitê de gestores para tratamento da questão de impactos organizacionais.

  • Orientação para o Workshop Gerencial de disseminação do “estado futuro” da solução em desenvolvimento.

  • Planejamento da estratégia de treinamento e validação junto ao RH Corporativo

  • Realização de eventos de integração planejados e aprovados.

  • Condução de Pesquisa de Clima do Projeto.

 

 

Fase 3: Realização

  • Análise e Diagnóstico dos impactos organizacionais apurados.

  • Auxílio e orientação na estruturação do plano de ação para tratamento dos impactos organizacionais.

  • Apoio na realização de ações de comunicação conforme o plano de comunicação definido - nesta fase organizaremos ações como reuniões gerenciais para apresentar os impactos e a situação do projeto.

  • Diagnóstico dos processos críticos que necessitem de tratamento especial pela Organização.

  • Apoio no desenvolvimento do Plano de comunicação aprovado.

  • Apoio no desenvolvimento do plano de treinamento dos usuários finais incluindo elaboração da grade de treinamento e dos catálogos de curso, preparação de multiplicadores e orientação na indicação dos usuários finais que serão treinados. Esta atividade requer esforço adicional do pessoal da EMPRESA na preparação da infraestrutura de treinamento e operacionalização dos treinamentos.

  • Mário Fonseca Coaching e Treinamento capacitará pessoal operacional da EMPRESA na utilização da ferramenta de acompanhamento de treinamentos SGC que será usada durante o projeto.

  • Apoio para preparação dos instrutores em didática e orientação na preparação dos materiais.

  • Análise de Prontidão da Organização para a Mudança com os gestores das áreas.

  • Condução de Pesquisa de Clima do Projeto.

  • Condução de Processo para levantamento de lições aprendidas.

  • Auxílio na definição de ações preventivas para minimizar os riscos.

  • Realização de reavaliações periódicas, sempre analisando o andamento das ações previamente definidas e gerando novas ações quando necessárias.

 

Fase 4: Preparação Final

  • Acompanhamento dos trabalhos de tratamento dos impactos organizacionais.

  • Auxílio e orientação na realização de ações de comunicação conforme plano definido.

  • Auxílio e orientação na realização de workshop e suporte para mobilização da empresa para a entrada em produção.

  • Auxílio e orientação na coordenação da realização do treinamento de usuários finais, incluindo os controles das provas de conhecimento, pesquisa de reação dos treinandos, geração dos indicadores de treinamento.

  • Suporte para elaboração do plano de corte, de suporte e de contingência.

  • Comunicações com públicos externos (Clientes, Fornecedores, Bancos).

  • Preparação das ações para “Contagem regressiva” de entrada em produção.

  • Auxílio na definição do procedimento de trabalho para o Centro de Competências do novo sistema

  • Pesquisa de prontidão para a mudança nas áreas impactadas pelo escopo do projeto.

  • Geração de informações para apoiar a gestão quanto à prontidão das pessoas e das áreas para a nova solução.

  • Condução de Pesquisa de Clima do Projeto.

 

Fase 5: Entrada em Produção e Suporte

  • Acompanhamento do Suporte para estruturação definitiva para operação e evolução da solução implantada para avaliar estabilização dos novos processos e conhecimentos.

  • Orientação para o diagnóstico para necessidade de reciclagens e reforços do aprendizado.

  • Transferência das informações geradas em tempo de projetos para as equipes corporativas que darão continuidade aos assuntos.

  • Auxílio e orientação na elaboração do plano de desmobilização da equipe de projeto.

  • Realização de reunião de encerramento do projeto, coletando as lições aprendidas.

  • Análise dos resultados obtidos confrontando com as expectativas iniciais.