Quando ocorrem mudanças?

Mudanças ocorrem de forma planejada (projetos) ou não. Uma forma planejada de mudança é um projeto. Projetos são empreitadas com início meio e fim e podem ser criados para, por exemplo, mudar processos com desempenho ruim ou que não atendem mais às necessidades da organização ou ainda implantar sistemas integrados (ERP). Exemplos de mudanças não planejadas são alterações na legislação ou em fatores externos à organização que afetem sua competitividade.

Uma mudança que afete a organização deve ser gerenciada. Para efetuar processos de Gestão de Mudanças Organizacionais (GMO) (Organizational Change Management) utilizamos um Framework que passaremos a explicar a seguir.

 

Framewrok AviãoO Framework possui cinco pilares:

1.Gestão da Prontidão Organizacional

2.Gestão da Transição

3.Gestão do Conhecimento

4.Gestão de Pessoas

5.Gestão da Comunicação.

Ele também considera que a Estratégia da empresa bem como o ambiente no qual ela se insere e a cultura existente.

Sem Liderança e Patrocínio nenhum processo de mudança tem sucesso.

Estratégia

Uma mudança organizacional deve sempre estar alinhada com a estratégia da empresa. Algumas vezes a mudança é na própria estratégia da empresa.

Quando uma empresa é criada, existem decisões com relação a políticas em cinco dimensões (Galbraith).

As cinco dimensões são:

Estratégia que indica qual a direção que a organização pretende seguir.

Estrutura que define como o poder é exercido na organização.

Processos que estabelece como as informações vão fluir na empresa.

Recompensas que mostram como as pessoas serão motivadas e Pessoas indicando que tipo de profissional a empresa precisa, quais habilidades são necessárias bem como características de personalidade.Galbraith1p30

Estas dimensões estão inter-relacionadas afetando-se mutuamente. As definições destas políticas afetam o comportamento da empresa determinando seu desempenho e formando sua cultura.

Qualquer mudança nestas políticas afeta o comportamento, portanto alterando o desempenho e a cultura da organização.

Podemos entender estas cinco políticas como sendo a estratégia maior da empresa enquanto a política mostrada como Estratégia na estrela de Galbraith é a forma como a empresa atende o mercado incluindo sua Missão e Visão e outros aspectos do negócio.

Toda mudança deve estar alinhada com a estratégia existente ou com a nova estratégia quando esta estiver sendo alterada.

Os Pilares

Os pilares constituem uma forma de se organizar as atividades de Gestão de Mudanças Organizacionais não implicando em uma ordem de execução. Algumas vezes as atividades podem estar relacionadas a mais de um pilar, mas serão atribuídas ao pilar mais significativo para esta atividade. Como exemplo, treinamento tem a ver com Pessoas e Comunicação, mas está alocado ao pilar de Gestão do Conhecimento.

Gestão da Prontidão Organizacional

ProntidaoOrganizacional25Este pilar trata das atividades de preparação da empresa para receber a mudança. Em um projeto, na maioria das vezes, as atividades deste pilar são executadas por pessoas da empresa que não participam diretamente do projeto, pois estamos preparando a organização (rotina) para receber o resultado do projeto enquanto este está sendo desenvolvido.

Para se implantar com sucesso o projeto, pode ser necessária, por exemplo, a criação de um departamento ou o deslocamento de atividades que pertenciam a um setor para outro. Estas modificações são conhecidas como Impactos Organizacionais e devem ser tratados nas atividades relacionadas ao pilar Gestão da Prontidão Organizacional.

Gestão da Transição

Neste pilar estão incluídas as atividades de preparação do momento de se incorporar o projeto (ou mudança) à rotina da empresa.

As atividades preparam o momento da transição para a nova realidade, mas isto não significa que todas as atividades são executadas no momento da transição. Várias atividades são executadas antes deste momento, mas visam à preparação da transição.

Planos de suporte inicial da mudança, planos de contingência são exemplos de atividades que pertencem à este pilar.

Este pilar também trata de monitorar o desempenho nos novos processos que certamente será afetado pela curva de aprendizado.Transição Organizacional

Gestão do Conhecimento

Este pilar inclui, mas não se restringe ao treinamento em tempo de projeto. Rotatividade de pessoal obriga

A criação de um plano de treinamento para o pós-projeto/mudança. Muitas empresas perdem o investimento feito em bons projetos, porque, após alguns anos as pessoas que operam os novos processos/sistemas não foram corretamente treinadas. Outro aspecto importante é que a realidade atual pode não ser mais a mesma de quando o Projeto foi concebido. As necessidades podem se alterar com o tempo e os processos estabelecidos pelo projeto podem não mais funcionais. Deve ser estabelecido um mecanismo para avaliar e atuar nessas mudanças.

Tendemos iniciar processos de mudança ou projetos como se nunca tivéssemos participado de um. Uma vez que nós, seres humanos, somos, pelo menos a principio, entidades lógicas, tendemos a agir da mesma maneira quando enfrentamos problemas parecidos. É importante registrar lições aprendidas, boas ou más, e revisita-las frequentemente, ou, pelo menos, no início de um processo de mudança, Projeto ou fase de Projeto.

Desenvolver manuais de utilização e estabelecer um processo de atualização para garantir que reflitam sempre o estado atual dos processos/sistemas é outra atividade de Gestão do Conhecimento.

Developing manuals and establishing a process to guaranty that they will be updated when needed is another activity of Knowledge Management.

Gestão de Pessoas

Muita coisa poderia ser escrita sobre este assunto, mas vamos nos concentrar em alguns pontos importantes. As pessoas não são máquinas e, portanto, decidem o quanto de seu potencial eles vão usar em uma determinada situação. As pessoas precisam de um motivo claro para agir, ou motivação (motivo + ação). As pessoas precisam entender que há um propósito para o que estão fazendo e que elas são uma parte importante no processo. Os líderes devem entender que as pessoas têm emoções, percepções e saber como lidar com elas. É importante reconhecer que as equipes poderiam alcançar resultados muito melhores do que os seus componentes teriam se trabalhassem sozinhos. As pessoas devem estar comprometidas com os resultados da equipe e entender a importância de todos os seus colegas. O processo de desenvolvimento de maturidade da equipe deve ser gerenciado.

Gestão da Comunicação

As empresas fazem atividades de comunicação em projetos e mudanças, mas não corretamente. Elas criam newsletters, intranets, mas esquecem de alguns aspectos importantes. As necessidades de Comunicação mudam a medida que o projeto ou mudança evolui. No início, a comunicação utiliza mais comunicação em massa. Com o avanço da mudança, é necessária mais comunicação face-a-face. A comunicação deve mostrar como a mudança atende as expectativas e necessidades dos impactados. Deve-se também entender a importância da comunicação informal. As ações dos líderes são uma importante ferramenta de comunicação. Se o discurso é incoerente com suas ações a empresa vai perder todos os investimentos feitos em comunicação.

Outro problema comum é que a comunicação é centrada em iniciativas ou projetos empresariais vistos de forma isolada. A percepção das pessoas será que o projeto é uma das mil e uma iniciativas da empresa e que morrerão com o tempo. É fundamental que a comunicação seja consistente entre as iniciativas e com a estratégia da empresa. É preciso encontrar uma estratégia de longo prazo e comunicar esta estratégia de longo prazo, mostrando que outras iniciativas são facilitadores da mudança maior. Isto é especialmente verdadeiro quando tratamos a implementação de soluções de software.

Liderança e patrocínio

Normalmente gestores estão muito preocupados com a resistência à mudança que seus subordinados vão oferecer em um processo de mudança, mas muitas vezes se esquecem seu papel neste processo. Cultura é criada pelos líderes, portanto os líderes são os principais responsáveis em muda-la. É fundamental compreender o papel da liderança no processo de mudança. Grandes mudanças, para serem bem sucedidas necessitam que os principais gestores estejam alinhados e verdadeiramente empenhados no processo de mudança. Um patrocinador forte não é suficiente. Deve haver uma cadeia de patrocínio. Não comece um processo de mudança ou projeto, se você não tem todos os líderes honestamente alinhados com a mudança. Às vezes você não precisa de Change Management, você precisa de Change the Manager. É importante reconhecer que é muito difícil, se não impossível de todo, mudar a cultura da empresa radicalmente. Uma abordagem melhor seria olhar para alguns aspectos da cultura que não são funcionais mais e tentar muda-los, ao mesmo tempo em que aspectos importantes e positivos da cultura atual são reforçados.